Dal 1° gennaio 2022 (ultima proroga) sono in vigore le Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici: questa data è l'ultima proroga fissata dall’Agenzia per l’Italia Digitale per adeguarsi alle nuove regole.
La conservazione digitale a norma è quel processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, noto come CAD, e dalle vigenti Linee Guida AgID.
L’obbligo di conservare i documenti digitali (a partire dalle fatture in formato "xml", contratti, ecc.) si applica a tutti i soggetti, pubblici e privati, che producono o ricevono documenti informatici. La durata della conservazione varia a seconda del tipo di documento e delle specifiche normative di settore.
Ridurrai la necessità di spazio fisico per l'archiviazione dei documenti cartacei e di conseguenza un forte risparmio in termini di costi di archiviazione. La gestione dei documenti aziendali risulta più semplice, riducendo la dipendenza dai documenti cartacei e migliorando l'efficienza e la produttività complessiva dell'azienda.
Noema STI, attraverso il suo prodotto eXperience suite garantisce la validità legale dei documenti informatici archiviati. Tutti i documenti conservati digitalmente sostituiscono l'originale cartaceo, garantendo lo stesso valore giuridico per l'azienda.
Potrai trovare rapidamente i documenti necessari in modo veloce grazie agli strumenti di ricerca integrati in eXperience suite, migliorando l'efficienza operativa. I documenti digitali sono archiviati in modo sicuro e conforme alla normativa, riducendo rischi di perdita o alterazione dei documenti aziendali.
La soluzione di Conservazione Sostitutiva, è utilizzabile già pronta in pochissimo tempo come SaaS basata sul cloud che fornisce tutte le funzionalità agli utenti finali attraverso un browser Internet, oppure in modalità On-Premise, dove è la tua organizzazione ad acquisire e installare il software nei data center on-premise o gestito da Noema STI srl.
Il Wizard (procedura guidata) di Conservazione Sostitutiva presente in eXperiencesuite®, utile al fine della conservazione dei Libri Unici Contabili (es. Libro Giornale, Libro Inventari, Registro dei Beni Ammortizzabili, Registri IVA, ecc...), realizza tutti i passaggi determinati dalla normativa vigente.
La Conservazione Sostitutiva dei documenti è effettuata mediante memorizzazione nel RDBMS su server in Cloud e riversamento diretto su data storage e/o supporti ottici (dischi ottici, magneto ottici e DVD).
La Conservazione Sostitutiva, nel rispetto delle norme di legge, può essere effettuata per singolo documento oppure per un lotto (insieme) di documenti, mediante l’apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale da parte del responsabile della Conservazione.
Il modulo scriba® permette la Conservazione Sostitutiva in forma digitale di qualsiasi tipo di documento, cartaceo o informatico. Si garantisce così la validità legale nel tempo, in accordo con la delibera CNIPA 11/2004 ed il successivo decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell’Economia e delle Finanze per i documenti con validità ai fini tributari.
- archiviazione in aree separate per ogni singolo anno di Conservazione;
- utilizzo di un'area di lavorazione dei documenti da conservare. Permette di visualizzare lo stato di lavorazione dei documenti nel processo di Conservazione Sostitutiva;
- ricerca e consultazione: per qualunque esigenza di consultazione (es. fase di esposizione di un documentoconservato) sono disponibili tutte le funzionalità di ricerca di scriba® e i documenti sono esponibili direttamente mediante le funzionalità automatiche di sbustamento (presenti in scriba®) dei documenti firmati. Per cui per un documento firmato in formato p7m sarà possibile visualizzarlo nel suo formato originario (ad es. pdf, tif, ecc…);
- gestione delle CRL e di verifica dei documenti firmati: a garanzia della validità di ogni conservazione vengono gestite le Liste di Revoca da parte degli enti di certificazione. Pertanto per ogni nuova emissione delle CRL il modulo allega ai lotti precedentemente creati la nuova emissione e chiude il processo di Conservazione Sostitutiva. La verifica delle firme è così confrontabile anche con le liste CRL;
- riversamento diretto.